Der IT-Branchenverband Bitkom hat seinen Leitfaden „10 Merksätze für elektronische Rechnungen“ aktualisiert. Darf man eine eingescannte Papierrechnung einfach wegwerfen? Und wie lange muss ich die Rechnung eigentlich speichern? Auf diese und weitere Fragen gibt der Bitkom eine Antwort.
„Viele Unternehmen setzen jetzt schon auf die elektronische Rechnung, weil sie damit vor allem Geld sparen“, erklärt Frank Früh, der als ECM-Bereichsleiter gemeinsam mit dem Arbeitskreis ECM-Compliance den Leitfaden – vornehmlich für Unternehmen – geschrieben hat.
Für einen elektronischen Rechnungsaustausch sind laut Bitkom folgende 10 Regeln relevant:
1. Alle Rechnungen sind gleich zu behandeln
Rechnungen seien umsatzsteuerrechtlich gleich zu behandeln, egal ob in Papier- oder elektronischer Form. Alle Rechnungen müssten die umsatzsteuerrechtlichen Vorgaben erfüllen, insbesondere die Kriterien „Authentizität“, „Integrität“ und „Lesbarkeit“. Auch die Pflichtangaben (siehe Punkt 6) müssten vollständig sein.
„Über den Empfang elektronischer Rechnungen muss allerdings Einvernehmen zwischen Rechnungsaussteller und -empfänger bestehen“, betont der Bitkom. Die Zustimmung des Empfängers müsse aber nicht schriftlich erfolgen, es genüge auch, wenn er elektronische Rechnungen akzeptiert und das Verfahren damit stillschweigend (konkludent) billigt.
2. Elektronische Rechnungen sind technologieneutral
Sowohl für das Format, in dem die Rechnung erstellt wird, als auch für den Weg, auf dem sie übermittelt wird, gilt laut Bitkom Technologieneutralität und Wahlfreiheit. Der Nutzen von eRechnungen steige deutlich, wenn die Rechnungsaussteller standardisierte Formate verwenden, aus denen der Empfänger die relevanten Rechnungsdaten einfach extrahieren kann (ZUGFeRD-Standard für elektronische Rechnungen).
Rechnungen gemäß diesem Standard seien ein Hybrid aus PDF-Dokument mit eingebetteten XML-Daten. Bitkom empfiehlt den ZUGFeRD-Standard ausdrücklich.
3. Authentizität und Integrität sind zu gewährleisten
Die Echtheit der Herkunft (Authentizität) und Unversehrtheit des Inhalts (Integrität) seien zu gewährleisten und könnten durch Kontrollverfahren sichergestellt werden. Ein solches innerbetriebliches Kontrollverfahren entspricht laut Bitkom im Regelfall der Rechnungseingangsprüfung und muss nicht IT-gestützt ablaufen.
4. Signatur und EDI sind weiterhin möglich
Die bislang vorgeschriebenen technischen Verfahren auf Basis der qualifizierten elektronischen Signatur und des EDI-Verfahrens seien weiterhin zulässig. Richtig angewendet, so Bitkom, würden damit die Kriterien „Authentizität“ und „Integrität“ als eine der Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug per se als gewährleistet angesehen. Unabhängig davon müssten die Rechnung zur Sicherstellung des Vorsteuerabzugs beim Empfänger jedoch insbesondere die Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG enthalten. Diese seien wiederum im Rahmen einer Rechnungsprüfung zu würdigen.
„Soweit ein funktionierendes Verfahren unter Verwendung der Signatur bzw. eines EDI-Verfahren zur Anwendung kommt, können durchaus Gründe für eine Beibehaltung sprechen“, so der Bitkom abschließend.
5. Jede Rechnung muss lesbar sein
Die Lesbarkeit sei gewährleistet, wenn die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben für das menschliche Auge lesbar dargestellt werden können. Während Papierrechnungen diese Anforderungen unmittelbar erfüllen, müssten bei eRechnungen geeignete Anzeigeprogramme eingesetzt werden (z. B. PDF-Viewer). Eine spezielle Anordnung der Inhalte sei nicht erforderlich, eine einfache Aufzählung genüge (z. B. „Rechnungsdatum = 31.12.2011“, „USt-IdNr. des Rechnungsausstellers = DE123456789“).
6. Jede Rechnung muss die Pflichtangaben enthalten
Umsatzsteuerlich muss laut Bitkom jede Rechnung – egal ob in Papierform oder elektronisch – die gesetzlichen Pflichtangaben beinhalten: vollständiger Name, Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, Ausstellungsdatum sowie Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung.
7. Jede Rechnung muss aufbewahrt werden
Rechnungen müssen mindestens zehn Jahre unveränderbar archiviert werden. Unveränderbarkeit kann laut Bitkom durch ein Zusammenspiel von Organisation, Kontrollmechanismen, Hardware und Software erreicht werden.
„Im Ergebnis sind elektronische Rechnungen als originär digitale Dokumente unverändert elektronisch aufzubewahren, der alleinige Ausdruck genügt nicht“, wird im Leitfaden betont. Würden empfangene elektronische Rechnungen ordnungsgemäß im Originalformat aufbewahrt, so stehe dem nicht entgegen, dass diese Rechnungen z. B. für interne Zwecke auf Papier ausgedruckt werden.
8. Papierrechnungen dürfen digitalisiert werden
Steuerrecht und Handelsrecht gestatten laut Leitfaden grundsätzlich die Aufbewahrung von Unterlagen auf einem Bild- oder anderen Datenträger. Eingehende Papierrechnungen können daher unter bestimmten Voraussetzungen digitalisiert (gescannt) aufbewahrt werden – nach den den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) bzw. GoBD. „Die Bilddateien treten damit an die Stelle der ursprünglichen Papier-Originale“, so der Bitkom.
Nach dem Einscannen dürften Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren seien. Der Bitkom empfiehlt hierfür eine Organisationsanweisung, die regelt, wer scannen darf, zu welchem Zeitpunkt gescannt wird, welches Schriftgut gescannt wird, wie die Qualitätskontrolle erfolgt oder wie die Fehlerprotokollierung sichergestellt wird.
9. Dokumentation
Die Vorgänge müssen nachvollziehbar sein. Im Rahmen der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) sowie der GoBD ist die Erstellung einer Verfahrensdokumentation für alle Geschäftsprozesse (insbesondere für die IT-gestützten) gefordert, also Prozesse zur Rechnungsstellung und zum Rechnungsempfang (inkl. Rechnungsprüfung).
Alle Versionen der Verfahrensdokumentation seien stets über den gesamten Aufbewahrungszeitraum hinweg vorzuhalten. „Zum Nachweis der Authentizität und Integrität ist es ratsam, neben der Beschreibung des Kontrollverfahrens an sich auch Nachweise zu führen, dass die einzelnen Rechnungen das Kontrollverfahren tatsächlich durchlaufen haben. Sämtliche Dokumente, die zur Herstellung des Prüfpfads herangezogen wurden (Bestellungen, Lieferscheine, Verträge usw.) gehören dabei wiederum zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen“, heißt es dazu im Leitfaden.
10. eRechnungen unterliegen dem Recht auf Datenzugriff
Im Rahmen des Datenzugriffs der Finanzverwaltung könne laut Bitkom ein Zugriff auf elektronisch gespeicherte Dokumente und Daten (insbesondere elektronische Rechnungen) gefordert werden. „Dabei steht dem Betriebsprüfer die Möglichkeit offen, im Rahmen einer Volltextsuche elektronische Rechnungen zu recherchieren bzw. diese maschinell auszuwerten“, so der Bitkom.
Soweit die Prüfung im Rahmen einer so genannten Umsatzsteuernachschau erfolge, entfalle jegliche Vorlaufzeit – etwa zum Einrichten entsprechender Prüferberechtigungen – und der Datenzugriff müsse unverzüglich zur Verfügung stehen.
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