Die am 14.11.2014 veröffentlichten GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) konkretisieren die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der Finanzverwaltung an den Einsatz von IT bei der Buchführung und bei sonstigen Aufzeichnungen.
Sie ersetzen mit Wirkung zum 01.01.2015 die jahrelang geltenden GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) und GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen). Sie sind von allen Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichtigen zu beachten.
Ihre Geltung ist somit z.B. nicht auf die Verwendung von Systemen der doppelten Buchführung beschränkt. Es sind ausdrücklich auch die steuerlichen Aufzeichnungspflichten eingeschlossen, denen z.B. Einnahmenüberschuss-Rechner unterliegen. Die GoBD beziehen sich auch auf Vor- und Nebensysteme der Finanzbuchführung (z.B. Material- und Warenwirtschaft, Lohnabrechnung, Zeiterfassung).
DATEV hatte sich in enger Abstimmung mit den steuerberatenden und wirtschaftsprüfenden Berufsorganisationen und weiteren Wirtschaftsverbänden in Form von konstruktiver Kritik und zahlreichen praxisrelevanten Verbesserungsvorschlägen in die Entstehung der neuen Grundsatznormen eingebracht. Tatsächlich konnten einige Zugeständnisse der Finanzverwaltung erreicht werden, wie der Wegfall der Kontierung auf dem Papierbeleg unter bestimmten Umständen, der Wegfall der Aufbewahrungspflicht von E-Mails, wenn diese den Beleg als Anlage nur transportieren, sowie die Konkretisierung der Anforderungen an ein Ersetzendes Scannen mit anschließender Vernichtung der Papierbelege.
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Dennoch enthalten die GoBD zahlreiche Konkretisierungen und Verschärfungen. Im Folgenden werden wesentlichen Änderungen sowie Handlungsempfehlungen im Umgang mit den GoBD sowie für die Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant und bei der Nutzung der DATEV-Programme im Überblick dargestellt:
- Zeitgerechte Erfassung und Ordnung von Grund(buch)aufzeichnungen
- Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen innerhalb von zehn Tagen als Orientierung („ist unbedenklich“)
- 8-Tages-Orientierung bei der Erfassung von Kontokorrentbeziehungen
- Funktion der Grund(buch)aufzeichnungen kann auf Dauer auch durch eine geordnete und übersichtliche Belegablage erfüllt werden
- Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen
- Grundsätzlich gelten Aufzeichnungen mit Belegcharakter oder in Grundbüchern (z.B. Eingangs- und Ausgangsbücher) mit dem Zeitpunkt der Erfassung als unveränderbar.
- Das gilt auch für Vorsysteme (z.B. Material- und Warenwirtschaft, Lohnabrechnung, Zeiterfassung).
- Die buchungstechnische Erfassung und deren Unveränderbarkeit („Festschreibung“) unterliegt erstmals konkreten Fristen, die sich am Termin der USt-Voranmeldung orientieren.
- Bestimmte Formate (Office) und Aufbewahrungsformen (Dateisystem) erfüllen ohne weitere Maßnahmen nicht die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen.
- Stammdaten mit Einfluss auf Buchungen oder IT-gestützte Aufzeichnungen müssen nachvollziehbar sein (z.B. durch Historisierung, Protokollierung, Verfahrensdokumentation).
- Aufbewahrungspflicht von elektronischen Belegen, Daten aus sogenannten Vorsystemen und Stammdaten
- Im Unternehmen entstandene oder dort in digitaler Form eingegangene aufzeichnungs-/aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze und elektronische Dokumente sind unverändert aufzubewahren und dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden.
- Sie müssen für Zwecke des maschinellen Datenzugriffs durch die Finanzverwaltung vorgehalten werden.
- Das gilt nicht nur für Daten der Finanzbuchführung, sondern auch für alle Einzelaufzeichnungen und Stammdaten mit steuerlicher Relevanz aus den Vor- und Nebensystemen der Finanzbuchführung
- Sonstiges
- Konkretisierte Anforderungen an den Umfang und die Felder von Grund(buch)-aufzeichnungen und Buchungssätzen sind zu erfüllen.