Auch wenn die eRechnung in Verwaltungen anderer EU-Mitgliedsstaaten bereits etabliert ist, wie zum Beispiel in Dänemark, Schweden und Österreich, scheinen sich deutsche Verwaltungen mit der Einführung noch schwer zu tun. Bislang gibt es noch keine einheitliche Regelung in den Bundesländern.
Das eGovernment-Gesetz hat zum Ziel, die elektronische Kommunikation mit der Verwaltung zu erleichtern sowie Bund, Ländern und Kommunen zu ermöglichen, einfachere, nutzerfreundlichere und effizientere elektronische Verwaltungsdienste anzubieten.
Die eRechnung, der Austausch elektronischer Rechnungen, ist ein weiterer Teil des eGovernment-Gesetzes. Der elektronische Rechnungsaustausch ermöglicht den Versand und Empfang strukturierter Rechnungsdaten mit unmittelbarer, medienbruchfreier und friktionsloser Weiterverarbeitung auf Empfängerseite. Einsparungen von bis zu 80 Prozent sollen dadurch möglich sein.
Einige Kommunen haben bereits Lösungen für digitale Workflows innerhalb der Verwaltung und damit eine wesentliche Voraussetzung zur eRechnung geschaffen, der nötige Impuls zum Empfang elektronischer Rechnungen blieb aber bisher aus.
EU-Richtlinie 2014/55/EU
Am 26. Mai 2014 trat die EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen in Kraft. „Die Richtlinie verpflichtet die Öffentlichen Verwaltungen der Mitgliedstaaten, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Voraussetzung für die Verpflichtung ist, dass die zu empfangenden Rechnungen einem bestimmten, noch festzulegenden Rechnungsdatenformat entsprechen. Auf dieser EU-rechtlichen Grundlage fügt sich die elektronische Rechnung in die bereits bestehenden europäischen und nationalen Strategien zur vernetzten Verwaltung und zum eGovernment ein“, so Cornelia Rogall-Grothe, Staatssekretärin im Bundesinnenministerium und Beauftragte der Bundesregierung für Informationstechnik.
„Beide Regelwerke, das eGovernment-Gesetz wie die EU-Richtlinie, schreiben Bürgerinnen und Bürgern sowie den Unternehmen keinen bestimmten Kommunikationsweg vor. Sie belassen vielmehr Wahlmöglichkeiten. Gleichzeitig wird jedoch die Verwaltung verpflichtet, den von Bürgern oder Unternehmen gewählten Weg im rechtlichen Rahmen zu akzeptieren“, erläutert Rogall-Grothe in ihrem Vorwort zum „Leitfaden Elektronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung“.
Die EU-Richtlinie greift jedoch nur für Vergaben im Oberschwellenbereich und somit nur für einen kleinen Teil des B2G-Geschäftsverkehrs. Ob die Etablierung elektronischer Rechnungen in der Breite und damit eine Realisierung der erwarteten Effizienzsteigerungs- und Kostensenkungseffekte, die in diversen Studien ausgewiesen werden, erreicht werden können, bleibt abzuwarten.
Leuchtturmprojekt Bremen
Bremen hat in puncto eRechnung eine Vorreiterrolle. Als Leuchtturmprojekt des IT-Planungsrates und mit Unterstützung des IT-Gipfelprozesses wird die eRechnung hier konsequent umgesetzt. Da es Bremen sehr wichtig ist, die Unternehmen der Region in den Prozess einzubinden, wird die eRechnung für den B2G-Bereich in einer Kooperation zwischen der Handelskammer Bremen, der Handwerkskammer Bremen und der bremischen Verwaltung eingeführt.
Vorbild Österreich
Angedacht ist die Etablierung eines zentralen Unternehmensportals mit verschiedenen Zugangskanälen nach österreichischem Vorbild. Dabei setzt die Freie Hansestadt nicht auf eine Individualentwicklung, sondern plant hierfür einen Dienstleister zu suchen, so dass auch der Einsatz in anderen Bundesländern und Kommunen ermöglicht wird. Je einheitlicher die Zugänge zu den Behörden sind, desto einfacher ist die Handhabung für die Unternehmen.
Die Einführung der eRechnung wird in Bremen bereits vor Abschluss des Normierungsverfahrens der EU und Veröffentlichung der Syntaxliste beginnend in 2016 pilotiert werden. Daher wird bezüglich des Datenformats auf vorhandene Standards gesetzt, deren Aufnahme in die Syntaxliste der EU zu erwarten ist. Durch einen engen Austausch mit der in Bremen angesiedelten Koordinierungsstelle für Standards in der IT (KoSIT), die die Verwaltungen Deutschlands im europäischen Normungsverfahren vertritt, können die Entwicklungen auf europäischer Ebene frühzeitig im Projekt berücksichtigt werden. Gleichzeitig lassen sich die Erfahrungen aus Bremen über eine Bund-Länder-Arbeitsgruppe in den europäischen Normierungsprozess zurückspielen.
Verwaltungsintern wird mit einem festzulegenden Datenformat die weitere Bearbeitung der Rechnung in einem digitalen Workflow durchgeführt. Das Vier-Augenprinzip wird über einen im Webbrowser durchlaufenden Genehmigungsprozess im Intranet abgebildet und in eine Anordnung im SAP-System überführt. Die Lösung wird parallel für die kameral buchende Kernverwaltung sowie für doppisch buchende Anstalten und Eigenbetriebe entwickelt.
Einsparungen und Optimierungen
Bei einem Eingangsrechnungsvolumen von 250.000 Stück pro Jahr allein im Bereich der Kernverwaltung ist ein Einsparpotenzial durch Prozessoptimierungen und -automationen gegeben. Neben solchen Kosteneinsparungszielen auf Verwaltungs- und Unternehmensseite stehen aber auch Transparenz- und Prozessqualitätsziele durch ein zentrales Rechnungseingangsbuch und nachvollziehbare Prozessabläufe im Fokus. Mittels Integration des verwaltungsinternen elektronischen Bestellkatalogs und den Verfahren der e-Vergabe in den Bearbeitungsprozess lassen sich weitere Automationen und die Vermeidung von Medienbrüchen realisieren.
Finanzstaatsrat Henning Lühr betont die Bedeutung der eRechnung als Projekt zur Effektivierung der Aufgabendurchführung in der bremischen Verwaltung. „Bremen wird die beschriebenen, ambitionierten Ziele engagiert verfolgen, um die Umsetzung der eRechnung in Deutschland aktiv voranzutreiben.“ Gelingt in Bremen die Etablierung der eRechnung in der Breite, dürften die Weichen für eine bundesweite Umsetzung gestellt sein.
Autor: Ira Zahorsky
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